Η εργασία από απόσταση δεν είναι πλέον μια επιλογή αλλά μια ανάγκη που μας αιφνιδίασε  και άλλαξε κυριολεκτικά με μεγάλη ταχύτητα τον τρόπο που δουλεύουμε. Μάθετε πώς να διαχειρίζεστε σωστά τα νέα δεδομένα, ώστε το νέο εργασιακό σας περιβάλλον να μην μεταμορφωθεί σε μια «οικιακή φυλακή». 

Τελικά η εργασία από απόσταση μπορεί να είναι (και) καλό πράγμα; Η απάντηση είναι ναι αρκεί να γίνεται σωστά. Ας ξεκινήσουμε με τα καλά νέα. Μια μελέτη του Πανεπιστημίου του Stanford που πραγματοποιήθηκε το 2015 σε δείγμα 500 εργαζομένων, έδειξε ότι η εργασία από απόσταση αύξησε την παραγωγικότητα των συνολικών συντελεστών κατά 20 έως 30 τοις εκατό. Αλλά και πολλές ακόμη αντίστοιχες έρευνες που πραγματοποιήθηκαν από μεγάλες εταιρείες αποδεικνύουν ότι  η εξ αποστάσεως εργασία όχι μόνον ευνοεί οικονομικά μια εταιρεία, αλλά συχνά κάνει τους εργαζόμενους πιο ευτυχισμένους.

Φυσικά δεν είναι λίγες και οι εταιρείες που διατηρούν κάποιες «προκαταλήψεις» για το συγκεκριμένο είδος εργασίας.  Η ονομαζόμενη «προκατάληψη της ασφάλειας», διέπει κυρίως κάποια ανώτερα στελέχη που θεωρούν ότι ο εργαζόμενος πρέπει  να είναι πάντα παρών στη θέση του, ώστε να μπορεί να παρακολουθείται από κοντά η απόδοσή του.

Στην πραγματικότητα, όμως οι διεθνείς μελέτες αποδεικνύουν ότι στις περισσότερες περιπτώσεις οι άνθρωποι εργάζονται σκληρότερα, και πολύ πιο αποτελεσματικά, όταν μπορούν να εργαστούν στο σπίτι. Πάρτε παράδειγμα τον εαυτό σας, πόσες ώρες ήταν σε λειτουργία εχτές το lap top της δουλειάς; Τι ώρα τη νύχτα στείλατε το τελευταίο email; Στοιχηματίζω ότι ακόμα και τότε σας απάντησε κάποιος! 

Για να αναζητήσουμε όμως τα τρία σημεία –κλειδιά, για να έχει το σωστό αποτέλεσμα η εργασία από το σπίτι:  Πότε – Ποιος – Πώς

Πότε

Σύμφωνα με έρευνες που έχουν πραγματοποιηθεί σχετικά με την παραγωγικότητα, οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν τις καλύτερες ιδέες το πρωί. Γενικά, το πρωί αποδεικνύεται ο καλύτερος χρόνος για να συγκεντρωθούμε και να είμαστε «μεμονωμένα» παραγωγικοί. Αν θέλετε να μεγιστοποιήσετε την απόδοση των περισσότερων ανθρώπων, αφήστε τους να εργάζονται ήσυχα μόνοι τους το πρωί. Ξεκινήστε εικονικές συναντήσεις μετά το μεσημέρι, ώστε οι εργαζόμενοι να έχουν ολοκληρώσει αυτό που πρέπει να κάνουν.

Πραγματοποιήστε μικρές συσκέψεις διάρκειας 25 έως 50 λεπτών, δίνοντας ανάμεσα στους συνεργάτες σας το χρόνο να επανεστιάσουν, να φροντίσουν κάποια επείγοντα θέματα και γενικά να «φρεσκάρουν» τον εγκέφαλό τους.

Οι περισσότεροι από εμάς είχαν συνηθίσει να δουλεύουν εξ αποστάσεως σποραδικά ή σε μεμονωμένα projects. Ο covid 19 μας ώθησε σε ακραία, αιφνίδια και απρόβλεπτα εκτεταμένη εφαρμογή της τηλεργασίας και της τηλεεκπαίδευσης. Και όπως τονίζει ο καθ. Bloom, από την σχολή Οικονομικών του Πανεπιστημίου του Stanford, είναι σαν να καλούμαστε από σποραδικοί αθηλητές μικρού μήκους να τρέχουμε ξαφνικά μαραθώνιο!

Ποιος

Ο  Steve Jobs είχε μια πολύ ενδιαφέρουσα προσέγγιση για το εργασιακό περιβάλλον. Θεωρούσε ότι οι άνθρωποι που συναντάμε καθημερινά στο γραφείο ή στον ψύκτη του νερού, είναι εκείνοι που πρέπει να επικοινωνήσουμε εργασιακά, αλλά συνήθως ξεχνιόμαστε και δεν το κάνουμε. Έχει συμβεί σε όλους μας να επιδιώκουμε να συνεργαζόμαστε με ανθρώπους που έχουμε καλή συνεργασία, ακόμη κι αν έχουν μετακομίσει σε άλλον όροφο ή έχουν αλλάξει τμήμα. Αν δεν λειτουργείς ενεργά σε μια εργασία τότε μάλλον είσαι σε λάθος σημείο. Η παραγωγικότητα και η «δημιουργία», σαφώς και δεν έχει καμία σχέση με του «πού βρίσκεσαι», αλλά με ποιον βρίσκεσαι μαζί. Μελέτες αποδεικνύουν ότι οι πιο καλοί εξ αποστάσεως εργαζόμενοι είναι εκείνοι που έχουν τακτικότατη «πλούσια» επικοινωνία, δηλ. ζωντανή σύνδεση με εικόνα, με τους προϊσταμένους και τους συναδέλφους τους. Γιατί και εδώ ισχύει ότι μάτια που δεν βλέπονται, γρήγορα λησμονιούνται. 

Πώς

Η τηλεργασία ίσως σε κάποιους φαντάζει μοναχική, ή εσωστρεφής. Και σε αυτό υπάρχει μια δόση αλήθειας. Ειδικά σε αυτή την περίοδο της επιδημίας, η εργασιακή απομόνωση μπορεί, ανάλογα με την χρονική της διάρκεια, να επηρεάσει αρνητικά το ηθικό αλλά και την απόδοση. Για να καταστήσουμε την εργασία από απόσταση πιο αποτελεσματική, θα πρέπει πρώτα να την κάνουμε πιο κοινωνική. Για παράδειγμα να επικοινωνούμε με εικόνα, αποτελεί μια πρώτη λύση που μας δίνει την αίσθηση του «μαζί», της ομάδας. Μια δεύτερη λύση είναι να δίνουμε προσοχή στην εικόνα μας μέσω κάμερα. Και αυτό είναι κυριολεκτικό. Η γωνία της κάμερας που αποσπά την προσοχή, ο φωτισμός ή το οπτικά θορυβώδες υπόβαθρο αλλάζει τη δυναμική της συνομιλίας. Στο διαδίκτυο θα βρείτε πολλές σχετικές οδηγίες για να βελτιστοποιήσετε την εικόνα σας, ακόμα και από επώνυμους σχεδιαστές μόδας. 

Τρίτον, πρέπει να είμαστε συγκεντρωμένοι. Κατευθύνουμε την προσοχή μας και  εξαλείφουμε τυχόν περισπασμούς ώστε να κάνουμε focus στο ή στους συνομιλητές μας. Μόνον τότε αλληλεπιδράμε ουσιαστικά. Επίσης η ποιότητα του ήχου είναι πολύ σημαντική. Αν δεν μπορούμε να ακούσουμε χωρίς κόπο τους ανθρώπους, τότε μάλλον η επαφή μας είναι μη χρήσιμη. Τέλος, μπορούμε να μάθουμε να χρησιμοποιούμε ψηφιακά εργαλεία για να μπορούμε να δουλεύουμε παράλληλα με πολλά πρόσωπα (ευρεία και ταυτόχρονη συνεισφορά) αλλά και με ένα πρόσωπο που μιλάει κάθε φορά. Αυτές οι ιδέες, κυριολεκτικά, καθιστούν τις εικονικές συναντήσεις γρηγορότερες, λιγότερο μεροληπτικές, πιο περιεκτικές και πιο δημιουργικές, ταυτόχρονα.

Εν ολίγοις, αν διαχειριστούμε το πότε, ποιος και πώς οι εικονικές συναντήσεις θα είναι σωστές και η εικονική εργασία μπορεί να αποτελέσει πλεονέκτημα, αυξάνοντας την παραγωγικότητα, μειώνοντας το κόστος και κάνοντας την πλειοψηφία των εργαζομένων πιο ευτυχισμένη. 

Παρόλα αυτά ας έχουμε στον νου μας και τις ψυχικές δυσκολίες που αντιμετωπίζουν όλοι, σε μεγαλύτερο ή μικρότερο βαθμό ανάλογα με την προσαρμοστικότητά τους σε νέες καταστάσεις. Υπάρχουν στρεσσογόνες επαγγελματικές περίοδοι και αυτή είναι αναμφισβήτητα μια από τις κορυφαίες. Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μας πιέζουν να μην χάσουμε χρόνο. Σύμφωνα με αυτά, σημαντικά πρόσωπα της ιστορίας αξιοποίησαν την καραντίνα της πανούκλας κατά τον Μεσαίωνα στο μέγιστο βαθμό: Ο Newton ανακάλυψε την βαρύτητα, ο Σαίξπηρ έγραψε τον Βασιλιά Ληρ. Και πιέζουν αυτή την γενιά να πάρει την σκυτάλη.  Όμως ο εκούσιος εγκλεισμός στο σπίτι για την αναχαίτιση της επιδημίας, η αβεβαιότητα που προκαλεί η άγνωστη διάρκειά του, τα συνεχή banners που ξεπετάγονται απότομα στην οθόνη με τίτλους αρνητικών ειδήσεων από τον covid 19, η ανησυχία για το μέλλον της εργασιακής θέσης, η αγωνία ενδεχόμενων οικονομικών περικοπών, οι έγνοιες για τους δικούς μας και ειδικά τους περισσότερο ευάλωτους και ασθενείς και η συνεχής μάχη με τον εαυτό μας να μην διακόψουμε την εργασία για να βγούμε να αγοράσουμε άλλο ένα πακέτο χαρτί υγείας ή έστω μια coca cola, όλα αυτά αναμένεται να δυσκολέψουν και να καθυστερήσουν σοβαρά την απάντηση στο επόμενο email.

Κάποια μικρά tips όμως ενδέχεται να σας βοηθήσουν να κάνετε την εργασία από το σπίτι πιο εύκολη.

Δουλέψτε σε ένα ωραίο περιβάλλον

Προκειμένου να εργάζεστε αποτελεσματικά από το σπίτι σας, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον κατάλληλο. Για παράδειγμα, προσπαθήστε να δημιουργήσετε έναν ειδικό χώρο όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας, να πραγματοποιήσετε διασκέψεις ή εικονικές συναντήσεις. Διακοσμήστε τον. Και βέβαια φτιάξτε ένα χρονοδιάγραμμα, ώστε να διαχωρίσετε τις εργασιακές σας ευθύνες από τις οικιακές. Και αν μετά την περίοδο του κατ οίκον εγκλεισμού συνεχίσετε να δουλεύετε πλήρως εξ αποστάσεως φροντίστε να εμπλουτίσετε τις ώρες εργασίας σας με ποικιλία χώρων: πηγαίνετε μερικές φορές σε ένα ήσυχο καφέ για να εργαστείτε, συναντηθείτε με κάποιον συνάδελφο για να δουλέψετε μαζί, κάντε βιντεοκλήσεις για να γνωριστείτε περισσότερο με κάποιον συνεργάτη. Η ποικιλία στους χώρους όπως και η ποικιλία στο περιεχόμενο της εργασίας μπορεί να είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να γεμίσει ξανά ενέργεια η ημέρα σας.

Αντιμετωπίστε τη σαν μια «κανονική» δουλειά

Μπορείτε να μείνετε με τις πυτζάμες αλλά αυτό δεν είναι μια καλή ιδέα. Σηκωθείτε, ετοιμαστείτε, πάρτε το πρωινό σας και ντυθείτε σαν να πηγαίνατε κανονικά στην δουλειά σας. Μην ξεχάσετε το μακιγιάζ, γράφει πολύ ωραία στην κάμερα. 

Εφοδιαστείτε με την κατάλληλη τεχνολογία:

Για να έχετε σωστό αποτέλεσμα για την εργασία σας από το σπίτι, θα πρέπει να διαθέτετε την απαραίτητη τεχνολογία για την εκτέλεση των καθηκόντων σας. Εξετάστε τις εργασιακές σας ανάγκες σε σχέση με την επικοινωνία (π.χ. πρόσβαση στο φωνητικό ταχυδρομείο του γραφείου σας, ακουστικά και κάμερα για εικονικές κλήσεις), το κατάλληλο λογισμικό στο φορητό σας υπολογιστή ή σε άλλες συσκευές, πρόσβαση σε αρχεία που ίσως χρειαστείτε κατά την εργασία, συνδεσιμότητα για να διαχειρίζεστε την καθημερινή σας επιχείρηση. 

Εξασφαλίστε άνεση και ησυχία 

Είναι πολύ σημαντικό ο χώρος εργασίας σας να είναι άνετος και ήσυχος για να ελαχιστοποιήσει τις περισπασμούς, αλλά και να μπορείτε να «υποδεχτείτε» τους συνεργάτες σας με αξιοπρέπεια και επαγγελματισμό. Μην δουλεύετε από το υπνοδωμάτιο, είναι πιθανόν το εργασιακό σας στρες να μεταφερθεί εκεί και να υποφέρετε σύντομα από διαφορές διαταραχές του ύπνου. 

Διατηρήστε μια σταθερή ρουτίνα όταν αυτό είναι δυνατόν

Η ρουτίνα αυτή θα πρέπει να περιλαμβάνει συγκεκριμένες ώρες ύπνου-αφύπνισης, άσκηση, αλλά και χρόνο για τη φροντίδα άλλων προγραμμάτων, εάν για παράδειγμα έχετε παιδιά. Η δημιουργία και η διατήρηση αυτών των ρυθμών θα βοηθήσει όλη την οικογένεια να διατηρήσει την αίσθηση της κανονικότητας. Είναι επίσης χρήσιμο να δημιουργήσετε ένα συντονισμένο χρονοδιάγραμμα για όλους ώστε να διατηρήσετε μια ισορροπία ανάμεσα σε εργασία και προσωπική ζωή. 

Μην υποκύπτετε σε εργασιομανία

Μην αφιερώνετε τον «επιπλέον» χρόνο σας στη δουλειά. Είναι σημαντικό να βάζουμε όρια, όχι μόνον στους άλλους αλλά και στον ίδιο μας τον εαυτό.

Κάντε διαλλείματα 

Ακούγεται λίγο παράδοξο, αλλά οι άνθρωποι έχουν την τάση για διάλειμμα πολύ περισσότερο όταν βρίσκονται στον εργασιακό τους χώρο. Τα διαλείμματα μπορούν να σας βοηθήσουν να ξεκουράσετε τα μάτια σας από τις πολλές ώρες μπροστά από μια οθόνη υπολογιστή, αλλά και να επαναπροσανατολιστείτε στα πιο  σημαντικά καθήκοντα Κάντε ένα coffee brake περισσότερες φορές την ημέρα, μακρυά από την οθόνη.

Να είστε ευέλικτοι

Μοιάζει δύσκολο όταν προσπαθείτε να διατηρήσετε μια συνεπή ρουτίνα. Προσπαθήστε να διατηρήσετε μια ευελιξία σε σχέση με τις ώρες που αφιερώνετε στη δουλειά. Το συντονισμένο χρονοδιάγραμμά σας μπορεί να μην ταιριάζει σε μια τυπική εργάσιμη ημέρα 9-5, αλλά τώρα έχετε τη δυνατότητα να το κάνετε αφού έτσι κι αλλιώς ο χρόνος σας είναι περισσότερος μια που δεν μετακινείστε να πάτε στη δουλειά.

Τέλος, ίσως το πιο σηματικό:

Time is an illusion, πρέσβευε ο Albert Einstein. Στην τηλεργασία ο χρόνος είναι παγίδα. Ελλοχεύει ο κίνδυνος αυξημένου εργασιακού άγχους, ακόμα και επαγγελματικής εξουθένωσης, όταν η εργασία από το σπίτι δεν έχει  καθορισμένα χρονικά όρια και λειτουργεί σε ένα συνεχές. Πρόσφατα διάβαζα για προσπάθειες εργαζομένων σε κάποιες πολιτείες της Αμερικής να θεσμοθετήσουν την μη-υποχρέωση να απαντούν emails τα Σαββατοκύριακα. Προσοχή λοιπόν στο burn out, την μάστιγα του σύχρονου εργαζόμενου. 

πηγή: collegelink.gr